Onlineshop-Anbindung an myDATA ΑΑΔΕ: Abläufe, Voraussetzungen und Prüfungen

Wir verbinden Ihren Onlineshop mit myDATA ΑΑΔΕ über einen definierten Ablauf und die verfügbare Schnittstelle Ihrer Installation. Der Weg vom Shop zu myDATA beginnt mit der tatsächlichen Belegerstellung, nicht mit dem Kaufklick. Er muss Bestellung, Zahlung, Ausführung, ausgestelltes Dokument und bestätigte Übermittlungsantwort verbinden.

Der Weg vom Shop zu myDATA beginnt mit der tatsächlichen Belegerstellung, nicht mit dem Kaufklick. Er muss Bestellung, Zahlung, Ausführung, ausgestelltes Dokument und bestätigte Übermittlungsantwort verbinden. Buchhalter und ERP-Verantwortliche bestimmen Verfahren und Kanal. Technisch empfehlen wir getrennte Zustände für offen, ausgestellt, übermittelt und abgelehnt. Eine Onlinebestellung entspricht nicht zwangsläufig einem Beleg oder einer Sendung.

AADE veröffentlicht unterschiedliche technische Schnittstellen für ERP, elektronische Rechnungsanbieter und digitalen Warenverkehr. Die Versionsseite bietet Version 2.0.2 und zugehörige Schemas. Diese Unterscheidung bestimmt die technische Planung. Eine Shopbestellung ist allein kein Steuerbeleg. Buchhalter und ERP-Verantwortliche legen das richtige Verfahren fest. Wir stellen eightweb nicht als zertifizierten Anbieter dar und geben kein steuerliches Gutachten ab.

Ein Shop erhält Vorauszahlung und erfüllt einen Kauf in zwei Sendungen. Der Geschäftsprozess bestimmt die ausgestellten Belege und Zeitpunkte. Der Connector ordnet jedes tatsächliche Dokument der Bestellung zu und speichert die Antwort des richtigen Übermittlungskanals. Geht die Antwort verloren, wird vor erneuter Übermittlung der Status abgeglichen. Retoure oder Stornierung werden nicht als Löschen der Historie behandelt. Das technische Team setzt das freigegebene Verfahren um; die buchhalterische Bewertung bleibt bei den zuständigen Unternehmensfachleuten.

Ein kritischer Fall entsteht bei einem technischen Fehler nach Datenannahme, aber vor lokaler Speicherung der Antwort. Vor einer Wiederholung bewahren wir externe Referenz und bestätigte Ziel-ID auf. Wir unterscheiden Zugriffsfehler, geschäftliche Ablehnung und ungewisses Ergebnis. Mitarbeiter müssen den Datensatz prüfen und korrigieren können, ohne abgeschlossene Schritte zu wiederholen. Gemeinsam legen wir Logfelder und Zuständigkeiten für offene Vorgänge fest.

Wir prüfen Teilausführung, geschäftliche Ablehnung und den Abgleich der Antwort mit dem tatsächlichen Beleg. Je Fall dokumentieren wir erwartete Ausgangsdaten, Zieldatensatz und sichtbaren Kundenstatus. Hinzu kommen ein Berechtigungsfehler und eine unterbrochene Antwort. Wir wiederholen ein bestätigtes Ereignis und prüfen, ob sein geschäftliches Ergebnis unverändert bleibt. Das Abnahmeprotokoll legt das zuständige Team und die zum Abschluss einer Abweichung nötigen Nachweise fest.

Die Vorplanung bestätigt einen vom Buchhalter/ERP-Verantwortlichen freigegebenen Rechnungsablauf, passenden myDATA-Kanal mit Zugangsdaten und Testumgebung sowie aktuelles Schema und dokumentierte Ablehnungsbehandlung. Vor dem Produktivstart dokumentieren wir die Zuordnung für Bestellung → vereinbarte Belegerstellung → ERP/Anbieter → passende Übermittlung → Antwort → Abgleich und Prüfung offener Vorgänge. Wir legen Zuständigkeiten für Zugangserneuerung, Überwachung und Korrekturen fest. Änderungen an Produktkonfiguration oder vereinbarten Geschäftsregeln lösen gezielte erneute Prüfungen aus. Weitere Kanäle ergänzen wir nach Klärung ihrer Verantwortung und Abnahmeszenarien.